EIN Number: was die Nummer ist und wer sie braucht

Wer in den USA eine Gesellschaft hat, kommt an der EIN nicht vorbei, der Employer Identification Number. Sie ist das Gegenstück zur deutschen Steuernummer und Voraussetzung für fast alles, was danach kommt: Bankkonto, Steuererklärung, Zahlungsdienstleister, Angestellte. Dieser Artikel erklärt, was hinter der Nummer steckt, wer sie braucht und wie sie sich von ITIN und SSN unterscheidet.

Was ist eine EIN Number?

Die EIN (Employer Identification Number) ist eine neunstellige Identifikationsnummer, die vom IRS (Internal Revenue Service) vergeben wird. Sie dient der eindeutigen steuerlichen Zuordnung eines Unternehmens in den USA, vergleichbar mit der Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID in Deutschland.

Das Format einer EIN ist XX-XXXXXXX (zwei Ziffern, Bindestrich, sieben Ziffern). Jedes Unternehmen in den USA erhält genau eine EIN. Sie bleibt bestehen, solange das Unternehmen existiert, und ändert sich auch bei einem Umzug in einen anderen Bundesstaat nicht.

Manchmal wird die EIN auch als Federal Tax Identification Number (FTIN) oder einfach als Tax ID bezeichnet. Gemeint ist immer dasselbe: die bundesweite Steuernummer Ihres US-Unternehmens.

Wofür brauchen Sie eine EIN?

Die EIN ist keine optionale Formalität, sondern die Grundlage für den operativen Betrieb Ihrer US-Firma. Ohne EIN geht in der Praxis fast nichts.

Wer braucht eine EIN?

Grundsätzlich benötigt jedes Unternehmen in den USA eine EIN, das mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt:

• LLC (Limited Liability Company)

  Jede LLC benötigt eine EIN, auch eine Single-Member LLC, die steuerlich als Disregarded Entity behandelt wird. Spätestens für das Bankkonto und die jährliche Steuererklärung ist die EIN Pflicht.

• Corporation (C-Corp oder S-Corp)

  Corporations sind eigenständige juristische Personen und benötigen immer eine eigene EIN. Bei der S-Corp-Wahl wird die EIN zusätzlich für das IRS-Formular 2553 benötigt.

• Partnership (Personengesellschaft)

  General Partnerships und Limited Partnerships benötigen eine EIN für die Steuererklärung (Form 1065) und die Zuordnung der Gewinnanteile an die Partner (Schedule K-1).

• Sole Proprietorship mit Mitarbeitern

  Ein Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter kann seine SSN (Social Security Number) nutzen. Sobald jedoch Angestellte hinzukommen oder ein Keogh-Plan eingerichtet wird, ist eine EIN erforderlich.

Für deutsche Gründer, die in den USA eine LLC oder Corporation gründen, ist die EIN in jedem Fall erforderlich, und zwar unmittelbar nach der Gründung, noch bevor das Bankkonto eröffnet wird.

Wie die Nummer vergeben wird

Die EIN kommt vom IRS und kostet dort nichts. Gebühren entstehen an anderer Stelle, bei der Registrierung der Gesellschaft und den jährlichen Abgaben des Bundesstaats. Beides ist in der Übersicht der Gründungs- und Folgekosten einer US-LLC aufgeschlüsselt.

Eine amerikanische Sozialversicherungsnummer braucht dafür niemand. Der IRS vergibt EINs auch an Gesellschaften, deren Eigentümer keine US-Personen sind, und das ist bei einer LLC in deutscher, österreichischer oder schweizerischer Hand der Normalfall. Wie lange es dauert, hängt davon ab, auf welchem Weg der Antrag eingeht: Wer bereits eine eigene US-Steuernummer hat, bekommt die EIN binnen Minuten, sonst vergehen mehrere Wochen.

Was passiert nach der EIN-Vergabe?

Sobald Sie Ihre EIN erhalten haben, können Sie die nächsten Schritte Ihrer US-Steuern & IRS angehen:

• Geschäftsbankkonto eröffnen

  Mit der EIN, den Gründungsdokumenten und dem Operating Agreement (LLC) bzw. den Bylaws (Corporation) können Sie ein US-Geschäftskonto eröffnen. Viele Banken verlangen persönliches Erscheinen, einige Direktbanken ermöglichen die Eröffnung remote.

• Zahlungsdienstleister einrichten

  Stripe, PayPal und andere Anbieter benötigen die EIN zur Verifizierung Ihres Business-Accounts. Erst nach erfolgreicher Verifizierung können Sie Zahlungen empfangen.

• IRS-Bestätigungsschreiben aufbewahren

  Der IRS sendet ein Bestätigungsschreiben (EIN Confirmation Letter, auch CP 575 genannt) per Post oder Fax. Bewahren Sie dieses Dokument sicher auf, es wird bei vielen Geschäftsvorgängen als Nachweis verlangt.

• Steuerberater informieren

  Teilen Sie Ihre EIN Ihrem US-Steuerberater (CPA) mit. Er benötigt die Nummer für die Einrichtung der Steuererklärungen, geschätzte Steuervorauszahlungen und gegebenenfalls die Anmeldung zur State Tax.

EIN verloren oder vergessen?

Falls Sie Ihre EIN nicht mehr finden, gibt es mehrere Wege, sie wiederzuerlangen:

Prüfen Sie zunächst alte Steuererklärungen, Bankunterlagen oder das ursprüngliche IRS-Bestätigungsschreiben (CP 575). Alternativ können Sie die IRS Business & Specialty Tax Line unter +1 (800) 829-4933 anrufen (Montag bis Freitag, 7:00–19:00 Uhr Eastern Time). Halten Sie dabei Ihre Identifikationsdaten bereit. Der IRS wird die Identität der Responsible Party verifizieren, bevor er die EIN herausgibt.