Wer in den USA eine Firma gründet, braucht eine EIN – die Employer Identification Number. Sie ist das Pendant zur deutschen Steuernummer und Voraussetzung für nahezu alles: Bankkonto, Steuererklärung, Zahlungsdienstleister, Mitarbeiter. Dieser Artikel erklärt, was die EIN ist, wie Sie sie beantragen und welche Fehler Sie dabei vermeiden sollten – auch wenn Sie keinen Wohnsitz in den USA haben.
Was ist eine EIN Number?
Die EIN (Employer Identification Number) ist eine neunstellige Identifikationsnummer, die vom IRS (Internal Revenue Service) vergeben wird. Sie dient der eindeutigen steuerlichen Zuordnung eines Unternehmens in den USA – vergleichbar mit der Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID in Deutschland.
Das Format einer EIN ist XX-XXXXXXX (zwei Ziffern, Bindestrich, sieben Ziffern). Jedes Unternehmen in den USA erhält genau eine EIN – sie bleibt bestehen, solange das Unternehmen existiert, und ändert sich auch bei einem Umzug in einen anderen Bundesstaat nicht.
Manchmal wird die EIN auch als Federal Tax Identification Number (FTIN) oder einfach als Tax ID bezeichnet. Gemeint ist immer dasselbe: die bundesweite Steuernummer Ihres US-Unternehmens.
Wofür brauchen Sie eine EIN?
Die EIN ist keine optionale Formalität – sie ist die Grundlage für den operativen Betrieb Ihrer US-Firma. Ohne EIN geht in der Praxis fast nichts.
- Geschäftsbankkonto eröffnen: Keine US-Bank eröffnet ein Business-Konto ohne EIN. Sie ist das erste Dokument, nach dem gefragt wird – noch vor den Gründungsdokumenten.
- Steuererklärungen einreichen: Jede US-Steuererklärung (Federal und State) erfordert die Angabe der EIN. Ohne EIN können Sie keine Steuern zahlen – und geraten in Verzug.
- Mitarbeiter einstellen: Sobald Sie in den USA Angestellte haben, benötigen Sie die EIN für die Lohnsteuerabführung (Payroll Tax), Sozialversicherungsbeiträge und das W-2-Formular.
- Zahlungsdienstleister anbinden: Stripe, PayPal, Square und andere Payment-Anbieter verlangen die EIN zur Verifizierung Ihres Business-Accounts. Ohne EIN kein Zahlungseingang.
- Verträge und Geschäftsbeziehungen: Lieferanten, Großhändler und Geschäftspartner in den USA verlangen häufig die EIN, bevor sie ein Konto für Sie anlegen oder auf Rechnung liefern.
- W-9-Formular ausfüllen: Kunden in den USA fordern von ihren Dienstleistern ein W-9 – darauf steht Ihre EIN. Ohne W-9 wird Ihnen in vielen Fällen eine Backup Withholding von 24 % abgezogen.
Wer braucht eine EIN?
Grundsätzlich benötigt jedes Unternehmen in den USA eine EIN, das mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt:
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LLC (Limited Liability Company)
Jede LLC benötigt eine EIN – auch eine Single-Member LLC, die steuerlich als Disregarded Entity behandelt wird. Spätestens für das Bankkonto und die jährliche Steuererklärung ist die EIN Pflicht.
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Corporation (C-Corp oder S-Corp)
Corporations sind eigenständige juristische Personen und benötigen immer eine eigene EIN. Bei der S-Corp-Wahl wird die EIN zusätzlich für das IRS-Formular 2553 benötigt.
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Partnership (Personengesellschaft)
General Partnerships und Limited Partnerships benötigen eine EIN für die Steuererklärung (Form 1065) und die Zuordnung der Gewinnanteile an die Partner (Schedule K-1).
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Sole Proprietorship mit Mitarbeitern
Ein Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter kann seine SSN (Social Security Number) nutzen. Sobald jedoch Angestellte hinzukommen oder ein Keogh-Plan eingerichtet wird, ist eine EIN erforderlich.
Für deutsche Gründer, die in den USA eine LLC oder Corporation gründen, ist die EIN in jedem Fall erforderlich – und zwar unmittelbar nach der Gründung, noch bevor das Bankkonto eröffnet wird.
Wie beantragen Sie eine EIN?
Die EIN wird beim IRS beantragt – kostenlos, ohne Gebühren. Es gibt drei Wege, die sich in Bearbeitungszeit und Zugänglichkeit unterscheiden.
IRS-Formular SS-4
Das zentrale Dokument für die EIN-Beantragung ist das IRS-Formular SS-4 (Application for Employer Identification Number). Es erfasst die wesentlichen Daten Ihres Unternehmens: Name, Rechtsform, Adresse, Gründungsdatum, Geschäftszweck und die sogenannte Responsible Party – die natürliche Person, die für das Unternehmen steuerlich verantwortlich ist.
Online-Antrag (IRS EIN Assistant)
Der schnellste Weg: Über den IRS EIN Online Assistant (irs.gov) erhalten Sie die EIN sofort nach Absenden des Formulars. Die Bearbeitung dauert wenige Minuten. Allerdings ist der Online-Antrag nur für Personen verfügbar, die über eine SSN (Social Security Number) oder ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) verfügen. Für die meisten deutschen Gründer ohne US-Aufenthaltsstatus scheidet dieser Weg daher aus.
Fax-Antrag
Für Antragsteller ohne SSN ist der Fax-Weg der gängigste: Sie füllen das Formular SS-4 aus und faxen es an die zuständige IRS-Stelle. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel 4 bis 7 Werktage. Die EIN wird per Fax zurückgesendet. Dieser Weg ist besonders für internationale Gründer relevant, die keine US-Sozialversicherungsnummer besitzen.
Post-Antrag
Alternativ kann das Formular SS-4 per Post an den IRS geschickt werden. Die Bearbeitungszeit beträgt hier 4 bis 6 Wochen. Angesichts der schnelleren Alternativen wird dieser Weg in der Praxis selten gewählt.
EIN beantragen ohne SSN – geht das?
Ja. Das ist eine der häufigsten Fragen deutscher Gründer – und die Antwort ist eindeutig: Sie benötigen keine Social Security Number, um eine EIN zu erhalten. Der IRS vergibt EINs auch an Personen und Unternehmen, deren Responsible Party keine SSN besitzt.
In diesem Fall tragen Sie im Formular SS-4 in Zeile 7b anstelle der SSN die Angabe "Foreign" ein. Der Antrag muss dann per Fax oder Post eingereicht werden – der Online-Weg steht ohne SSN oder ITIN nicht zur Verfügung.
Falls Sie bereits eine ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) besitzen, können Sie diese im SS-4 angeben und den Online-Antrag nutzen. Die ITIN wird mit dem IRS-Formular W-7 beantragt und ist relevant, wenn Sie in den USA persönliche Steuerpflichten haben – etwa bei Mieteinnahmen oder bestimmten Beteiligungsstrukturen.
Viele Registered-Agent-Dienste und Online-Gründungsplattformen bieten die EIN-Beantragung als kostenpflichtigen Service an – oft für 50 bis 150 USD. Der IRS selbst erhebt keine Gebühren. Wenn Sie den Prozess kennen, können Sie die EIN kostenlos beantragen. Bei Revis-1 ist die EIN-Beantragung in allen Gründungspaketen enthalten.
Vergleich: Wege zur EIN-Beantragung
Die folgende Tabelle zeigt die drei Antragswege im direkten Vergleich – mit Bearbeitungszeiten, Voraussetzungen und Empfehlungen.
| Kriterium | Online | Fax | Post |
|---|---|---|---|
| Bearbeitungszeit | Sofort (wenige Minuten) | 4–7 Werktage | 4–6 Wochen |
| SSN/ITIN erforderlich? | Ja | Nein | Nein |
| Verfügbar für Nicht-US-Bürger? | Nur mit ITIN | Ja | Ja |
| Kosten beim IRS | Kostenlos | Kostenlos | Kostenlos |
| Formular | Online-Formular (EIN Assistant) | Form SS-4 (ausgefüllt) | Form SS-4 (ausgefüllt) |
| Empfehlung | Wenn SSN/ITIN vorhanden | Standardweg für DACH-Gründer | Nur als letzte Option |
Häufige Fehler bei der EIN-Beantragung
Die EIN-Beantragung ist kein komplizierter Prozess – aber es gibt Fehlerquellen, die zu Verzögerungen oder Ablehnungen führen können.
- Falsche Rechtsform angegeben: Im Formular SS-4 muss die Rechtsform exakt stimmen. Wer eine LLC gegründet hat, aber im Formular "Corporation" ankreuzt, erhält eine EIN mit falscher Zuordnung. Das kann zu Problemen bei der Steuererklärung führen.
- Responsible Party falsch eingetragen: Der IRS verlangt eine natürliche Person als Responsible Party – keine Firma. Wenn Sie als Einzelperson eine LLC gründen, müssen Sie Ihren eigenen Namen eintragen, nicht den Firmennamen.
- SSN-Feld leer gelassen statt "Foreign": Wenn Sie keine SSN besitzen, muss das Feld nicht leer bleiben. Tragen Sie "Foreign" ein, damit der IRS den Antrag korrekt zuordnet. Ein leeres Feld führt häufig zur Ablehnung.
- Firmenname weicht von den Gründungsdokumenten ab: Der Firmenname im SS-4 muss exakt mit dem Namen in den Articles of Organization (LLC) oder Articles of Incorporation (Corporation) übereinstimmen. Auch Kleinigkeiten wie "LLC" vs. "L.L.C." können Probleme verursachen.
- Mehrfach-Anträge eingereicht: Manche Gründer reichen aus Ungeduld mehrere Anträge ein. Das führt dazu, dass der IRS mehrere EINs für dasselbe Unternehmen vergibt – was spätere Korrekturen erfordert und den Prozess weiter verzögert.
- Fax-Qualität unzureichend: Unleserliche Faxe werden vom IRS nicht bearbeitet. Stellen Sie sicher, dass das Formular in hoher Auflösung gefaxt wird und alle Angaben klar lesbar sind.
Was passiert nach der EIN-Vergabe?
Sobald Sie Ihre EIN erhalten haben, können Sie die nächsten Schritte Ihrer US-Steuern & IRS angehen:
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Geschäftsbankkonto eröffnen
Mit der EIN, den Gründungsdokumenten und dem Operating Agreement (LLC) bzw. den Bylaws (Corporation) können Sie ein US-Geschäftskonto eröffnen. Viele Banken verlangen persönliches Erscheinen – einige Direktbanken ermöglichen die Eröffnung remote.
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Zahlungsdienstleister einrichten
Stripe, PayPal und andere Anbieter benötigen die EIN zur Verifizierung Ihres Business-Accounts. Erst nach erfolgreicher Verifizierung können Sie Zahlungen empfangen.
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IRS-Bestätigungsschreiben aufbewahren
Der IRS sendet ein Bestätigungsschreiben (EIN Confirmation Letter, auch CP 575 genannt) per Post oder Fax. Bewahren Sie dieses Dokument sicher auf – es wird bei vielen Geschäftsvorgängen als Nachweis verlangt.
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Steuerberater informieren
Teilen Sie Ihre EIN Ihrem US-Steuerberater (CPA) mit. Er benötigt die Nummer für die Einrichtung der Steuererklärungen, geschätzte Steuervorauszahlungen und gegebenenfalls die Anmeldung zur State Tax.
Die EIN ist der Schlüssel zu Ihrem US-Geschäft. Ohne sie stehen alle weiteren Schritte still – kein Bankkonto, keine Zahlungsabwicklung, keine Steuererklärung. Deshalb sollte die EIN-Beantragung unmittelbar nach der Firmengründung erfolgen. Bei Revis-1 beantragen wir die EIN in der Regel innerhalb von 24 Stunden nach der Gründung.
EIN verloren oder vergessen?
Falls Sie Ihre EIN nicht mehr finden, gibt es mehrere Wege, sie wiederzuerlangen:
Prüfen Sie zunächst alte Steuererklärungen, Bankunterlagen oder das ursprüngliche IRS-Bestätigungsschreiben (CP 575). Alternativ können Sie die IRS Business & Specialty Tax Line unter +1 (800) 829-4933 anrufen (Montag bis Freitag, 7:00–19:00 Uhr Eastern Time). Halten Sie dabei Ihre Identifikationsdaten bereit – der IRS wird die Identität der Responsible Party verifizieren, bevor er die EIN herausgibt.
Fazit
Die EIN ist kein bürokratisches Hindernis, sondern eine notwendige Grundlage für jedes US-Unternehmen. Die Beantragung ist kostenlos, der Prozess klar strukturiert – und auch für Gründer ohne US-Wohnsitz oder Sozialversicherungsnummer möglich.
Entscheidend ist, dass Sie das Formular SS-4 korrekt ausfüllen, die richtige Rechtsform angeben und den passenden Antragsweg wählen. Für DACH-Gründer ohne SSN ist der Fax-Weg der Standard. Mit der EIN in der Hand können Sie Ihr US-Geschäftskonto eröffnen, Zahlungsdienstleister anbinden und Ihre steuerlichen Pflichten erfüllen.
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