US-Firma prüfen: Handelsregister, Existenz und Bonität in den USA checken

Ein neuer Lieferant aus Texas, ein Vertriebspartner in Florida, ein Hersteller, der per E-Mail ein attraktives Angebot schickt — bevor Sie Geld überweisen oder einen Vertrag unterschreiben, sollten Sie wissen: Existiert dieses US-Unternehmen wirklich, ist es im richtigen Bundesstaat registriert, und ist es zahlungsfähig? In Deutschland würden Sie kurz ins Handelsregister schauen. In den USA ist das nicht so einfach — denn ein zentrales Handelsregister gibt es dort nicht. Diese Anleitung zeigt Ihnen praktisch und Schritt für Schritt, wie Sie eine US-Firma prüfen: Existenz, offizieller Status, Bonität und die typischen Warnsignale für einen unseriösen oder Fake-Anbieter. Stand: 31.05.2026 · Quellen: Secretary-of-State-Register der US-Bundesstaaten, SEC EDGAR, Dun & Bradstreet (D-U-N-S), U.S.-Embassy-Leitfaden „Determining if a Company is Registered in the U.S."

Der wichtigste Unterschied: Die USA haben kein zentrales Handelsregister

Wer in Deutschland eine Firma prüfen will, ruft das Handelsregister auf — eine zentrale, bundesweite Quelle. In den USA gibt es das nicht. Stattdessen führt jeder der 50 Bundesstaaten sein eigenes Register, verwaltet vom jeweiligen Secretary of State. Eine US-Firma ist dort eingetragen, wo sie gegründet wurde — eine LLC aus Florida bei „Sunbiz", eine Gesellschaft aus Delaware bei der dortigen Division of Corporations. Ein „US-Handelsregister" als einzelne Datenbank existiert schlicht nicht.

Das klingt umständlicher, als es ist. Denn diese staatlichen Register sind öffentlich, kostenlos und in der Regel sofort online abrufbar. Sie sind die maßgebliche, tagesaktuelle Quelle — verlässlicher als jeder kommerzielle Datenbank-Aggregator. Sie müssen nur wissen, in welchem Bundesstaat Sie suchen müssen. Für börsennotierte Unternehmen kommt zusätzlich eine bundesweite Quelle hinzu: die SEC-Datenbank EDGAR, in der Pflichtveröffentlichungen kapitalmarktorientierter Firmen liegen.

Schritt für Schritt: Existenz einer US-Firma prüfen

Die reine Existenz- und Statusprüfung dauert wenige Minuten und kostet nichts. So gehen Sie vor:

1. Den Gründungsstaat herausfinden

   Schauen Sie auf Briefkopf, Vertrag, Rechnung und vor allem ins Impressum bzw. die Footer-Angaben der Website. Gesucht sind eine Adresse und idealerweise der Zusatz wie „LLC", „Inc." oder „Corp." plus der Bundesstaat. Die Adresse verrät meist den Staat, in dem Sie suchen müssen — oder zumindest einen Anhaltspunkt.

2. Das Secretary-of-State-Register dieses Staates öffnen

   Jeder Staat hat eine „Business Entity Search". In Florida ist das search.sunbiz.org, in Delaware der Entity Search der Division of Corporations, in Kalifornien bizfileonline.sos.ca.gov. Geben Sie den Firmennamen ein.

3. Den Eintrag lesen — auf vier Dinge achten

   Der Datensatz zeigt typischerweise: den Status (gesucht: „Active"), das Gründungsdatum (wie alt ist die Firma wirklich?), den Registered Agent (der staatlich vorgeschriebene Zustellungsbevollmächtigte) und die offizielle Adresse. Ein Status wie „Inactive", „Dissolved" oder „Administratively Dissolved" ist ein klares Stoppsignal.

4. Angaben mit Ihren Unterlagen abgleichen

   Stimmen Firmenname, Adresse und ggf. die genannten Verantwortlichen mit dem überein, was Ihnen Ihr Geschäftspartner geschickt hat? Weicht die Schreibweise leicht ab oder nennt die Rechnung eine völlig andere Adresse als das Register, lohnt eine Rückfrage — bevor Sie zahlen.

5. Sonderfall börsennotiert: SEC EDGAR

   Handelt es sich um ein größeres, kapitalmarktorientiertes Unternehmen, finden Sie in SEC EDGAR Geschäftsberichte (10-K), Quartalszahlen und weitere Pflichtangaben — eine bundesweite, sehr belastbare Quelle für die wirtschaftliche Substanz.

Finden Sie den Staat nicht heraus, hilft ein Aggregator wie OpenCorporates, der über Staatsgrenzen hinweg sucht. Wichtig: Solche Aggregatoren ziehen ihre Daten aus den staatlichen Registern, sind aber teils Tage bis Monate hinterher. Den finalen Status immer im offiziellen Staatsregister gegenprüfen.

Die wichtigsten Quellen je Bundesstaat im Überblick

Für die meisten Fälle reicht die kostenlose Statusabfrage. Brauchen Sie einen belastbaren Nachweis für Ihre Akte — etwa vor einem größeren Vertrag — fordern Sie ein Certificate of Good Standing an. Es bestätigt amtlich, dass die Gesellschaft existiert, registriert und ihren laufenden Pflichten nachgekommen ist.

Bonität und Zahlungsfähigkeit prüfen

Existenz ist nicht gleich Zahlungsfähigkeit. Dass eine Firma sauber im Register steht, heißt noch nicht, dass sie ihre Rechnungen bezahlt. Für die wirtschaftliche Einschätzung gibt es eigene Quellen:

Eine Faustregel: Je größer das geplante Geschäft und je länger die Vorleistung (z. B. Anzahlung auf eine Produktion), desto eher lohnt eine kostenpflichtige Wirtschaftsauskunft zusätzlich zur kostenlosen Registerprüfung.

Bevor Sie zahlen: Warnsignale für einen unseriösen oder Fake-Anbieter

Gerade bei vermeintlichen Herstellern und Lieferanten, die unaufgefordert per E-Mail oder über Marktplätze auf Sie zukommen, lohnt ein zweiter Blick. Die folgenden Muster tauchen bei unseriösen oder schlicht nicht existierenden US-„Firmen" immer wieder auf:

Ein einzelnes dieser Signale ist noch kein Beweis. Treten mehrere zusammen auf, sollten Sie die Prüfung vertiefen — und im Zweifel das Geschäft nicht eingehen.

Wo der Selbst-Check an Grenzen stößt

Die Registerprüfung beantwortet eine Frage zuverlässig: Existiert diese Firma rechtlich und ist sie aktiv? Sie beantwortet eine andere nicht: Steht hinter der Adresse auch ein echter Betrieb, der tatsächlich produziert, liefert und die zugesagte Qualität und Kapazität hat? Ein Eintrag bei „Sunbiz" sagt nichts darüber aus, ob in der Halle Maschinen laufen.

Genau hier liegt die Grenze des Schreibtisch-Checks. Bei größeren Aufträgen, einer geplanten Produktionsverlagerung oder einem neuen Schlüssellieferanten reicht der Online-Status nicht — dann hilft nur ein Blick vor Ort. Revis-1 ist in Florida ansässig und übernimmt im Kundenauftrag die Vor-Ort-Begehung von US-Lieferanten: Wir schauen uns Betrieb, Adresse und Abläufe an und berichten deutschsprachig zurück — als verlängerte Augen und Ohren Ihrer Qualitäts- oder Einkaufsabteilung. Die strukturierte Bewertung danach folgt klaren Lieferantenbewertungs-Kriterien.

Häufige Fragen

Gibt es in den USA ein zentrales Handelsregister?
Nein. Jeder Bundesstaat führt sein eigenes Register über den Secretary of State. Eine US-Firma ist dort eingetragen, wo sie gegründet wurde — etwa Florida (Sunbiz) oder Delaware. Ein bundesweites Register gibt es nicht; für börsennotierte Unternehmen kommt die SEC-Datenbank EDGAR hinzu.

Wie finde ich heraus, in welchem Bundesstaat eine US-Firma registriert ist?
Über Briefkopf, Vertrag, Rechnung und das Website-Impressum — dort stehen meist Adresse und Rechtsform. Mit der Adresse suchen Sie gezielt im Register dieses Staates. Findet sich nichts, hilft ein Aggregator wie OpenCorporates, dessen Daten aber älter sein können als das offizielle Register.

Was kostet eine US-Firmenauskunft?
Die Existenz- und Statusabfrage im offiziellen Staatsregister ist kostenlos und ohne Konto möglich. Kosten entstehen erst bei amtlichen Dokumenten (Certificate of Good Standing, ca. 5–50 USD) oder bei einer Bonitätsauskunft über Anbieter wie Dun & Bradstreet.

Wie prüfe ich die Bonität eines US-Unternehmens?
Über die D-U-N-S-Nummer von Dun & Bradstreet, an die ein Geschäftskreditbericht mit Zahlungsverhalten und Rating gekoppelt ist. Ergänzend geben das Better Business Bureau und Bank-/Handelsreferenzen Hinweise. Existenz und Bonität sind zwei getrennte Prüfungen.

Was tun bei einer offenen Forderung gegen eine US-Firma?
Forderungseinzug in den USA läuft anders als in Deutschland: zuständig ist meist ein lizenzierter US-Attorney oder eine im jeweiligen Staat lizenzierte Collection Agency. Revis-1 bietet selbst kein Inkasso an, kann aber den Kontakt zu einem geeigneten US-Attorney im Netzwerk herstellen. Der beste Schutz bleibt die Prüfung vor dem Geschäft.