Die ITIN, ausgeschrieben Individual Taxpayer Identification Number, ist eine neunstellige Steuernummer der US-Steuerbehörde IRS. Sie ist für natürliche Personen gedacht, die für Bundessteuerzwecke eine US-Steuernummer benötigen, aber keinen Anspruch auf eine Social Security Number haben. Sie beginnt immer mit der Ziffer 9. Quellen: Internal Revenue Service (ITIN, Form W-7, Taxpayer Identification Numbers)
ITIN, SSN und EIN: drei Nummern, drei Zwecke
Drei US-Steuernummern sind im Umlauf. Sie unterscheiden sich danach, wer sie bekommt und wofür sie gilt.
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| Nummer | Für wen | Ausgestellt von | Typischer Anlass |
|---|---|---|---|
| SSN | Personen mit Arbeitserlaubnis oder entsprechendem Status | Social Security Administration | Beschäftigung in den USA |
| ITIN | Personen ohne Anspruch auf eine SSN, die steuerlich erfasst werden müssen | IRS | Steuererklärung, Erstattung von Quellensteuer |
| EIN | Unternehmen, etwa eine LLC oder Corporation | IRS | Kontoeröffnung, Steuererklärung der Gesellschaft |
Für DACH-Gründer zählt vor allem die letzte Zeile: Die Gesellschaft braucht eine EIN, keine ITIN. Eine ITIN kommt erst ins Spiel, wenn Sie persönlich gegenüber der IRS erfasst werden müssen.
Wer eine ITIN braucht
Eine ITIN benötigt, wer eine US-Steuerpflicht oder einen anderen anerkannten Steuerzweck hat, aber keine SSN bekommen kann. Typische Konstellationen:
- Nicht in den USA ansässige Personen, die eine US-Steuererklärung abgeben müssen, meist Form 1040-NR.
- Gesellschafter einer US-Partnership, denen Einkünfte persönlich zugerechnet werden.
- Empfänger von Einkünften mit Quellensteuerabzug, die eine Erstattung oder eine Vergünstigung aus dem Doppelbesteuerungsabkommen geltend machen.
- Eigentümer von US-Immobilien mit Miet- oder Veräußerungseinkünften.
- Ehepartner und Angehörige, sofern sie in einer US-Steuererklärung aufgeführt werden müssen.
Nicht automatisch nötig ist eine ITIN, nur weil Sie an einer US-Gesellschaft beteiligt sind. Ob daraus eine persönliche Erklärungspflicht folgt, gehört in die Prüfung durch einen US-CPA.
Wie der Antrag abläuft
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Form W-7 ausfüllen
Im Formular wird angegeben, aus welchem Grund die Nummer benötigt wird. Der Grund bestimmt, welche Nachweise beiliegen müssen.
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Identität und ausländischen Status nachweisen
Der Reisepass ist das einzige Dokument, das beide Punkte allein abdeckt. Beim Postweg verlangt die IRS das Original oder eine behördlich beglaubigte Kopie.
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Steuererklärung beilegen
In der Regel gehört die Erklärung, für die die Nummer gebraucht wird, zum Antragspaket, meist Form 1040 oder Form 1040-NR. Nur bei bestimmten IRS-Ausnahmen entfällt das.
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Einreichungsweg wählen
Möglich sind der Postweg an die ITIN Operation in Austin, Texas, ein Taxpayer Assistance Center der IRS oder ein Certifying Acceptance Agent. Die beiden letzten prüfen die Dokumente vor Ort, der Pass bleibt beim Antragsteller.
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Bearbeitungszeit einplanen
Die IRS nennt sieben Wochen bis zur Rückmeldung, in der Steuersaison vom 15. Januar bis 30. April sowie bei Anträgen aus dem Ausland neun bis elf Wochen.
Was eine ITIN nicht ist
Die ITIN dient ausschließlich der Bearbeitung von Bundessteuerangelegenheiten. Die IRS grenzt das ausdrücklich ab: Eine ITIN begründet keine Arbeitserlaubnis, verleiht oder ändert keinen Aufenthaltsstatus, begründet keinen Anspruch auf Leistungen der Social Security oder den Earned Income Tax Credit und dient außerhalb des Steuersystems nicht als Ausweis.
Eine ITIN kann außerdem verfallen. Nummern, die über mehrere Jahre in keiner Bundessteuererklärung verwendet werden, laufen aus und müssen vor der nächsten Verwendung erneuert werden.
Häufige Fragen
Brauche ich für meine US-LLC eine ITIN?
Nicht für die Gesellschaft selbst. Eine LLC benötigt eine EIN, die Steuernummer für Unternehmen. Eine ITIN wird nur dann relevant, wenn für Sie persönlich eine US-Steuererklärungspflicht entsteht oder Sie eine Erstattung einbehaltener Quellensteuer geltend machen wollen. Ob das der Fall ist, gehört in die Prüfung durch einen US-CPA.
Kann ich eine ITIN ohne Steuererklärung beantragen?
In der Regel nicht. Die IRS erwartet, dass dem Antrag auf Form W-7 die US-Steuererklärung beiliegt, für die die Nummer gebraucht wird, typischerweise Form 1040 oder Form 1040-NR. Nur wenn eine der von der IRS definierten Ausnahmen greift, etwa bei bestimmten Quellensteuerfällen, ist ein Antrag ohne beigefügte Erklärung möglich.
Wie lange dauert die Bearbeitung einer ITIN?
Die IRS nennt eine Bearbeitungszeit von sieben Wochen bis zur Benachrichtigung über den Status. In der Steuersaison zwischen dem 15. Januar und dem 30. April sowie bei Anträgen aus dem Ausland verlängert sich der Zeitraum auf neun bis elf Wochen. Anträge sollten deshalb nicht auf den letzten Moment gelegt werden.
Muss ich meinen Reisepass im Original an die IRS schicken?
Beim Postweg verlangt die IRS Originaldokumente oder von der ausstellenden Behörde beglaubigte Kopien. Es gibt Alternativen: Ein Certifying Acceptance Agent kann die Dokumente prüfen und beglaubigen, ebenso ein Taxpayer Assistance Center der IRS in den USA. In beiden Fällen bleibt der Pass beim Antragsteller.